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Mitarbeiter können ganz einfach das ausgeben, was für den Nutzen des Unternehmens notwendig ist, und Führungskräfte können sicher sein, dass ihre Richtlinien die Kosten kontrollieren. Wenn Unternehmen wachsen, sollte auch die Technologie hinter ihrer Reise- und Spesenpolitik mitwachsen. Bei Navan Expense ist die Richtlinie in die Buchung von Geschäftsreisen integriert. Benutzer können leicht erkennen, welche Hotels, Autos und Flüge innerhalb ihrer Grenzen liegen, und diese während der gesamten Reise verwalten. Ohne eine Reise- und Spesenrichtlinie geben Mitarbeiter möglicherweise in ihrem eigenen Tempo aus, was dem Unternehmen unnötige Kosten verursacht, oder sie verpassen aus Angst vor zu hohen Ausgaben potenziell vorteilhafte geschäftliche Einkäufe.
Eine Rückerstattung für die Anmietung eines Nutzfahrzeugs ist nicht zulässig. Ausführliche Informationen finden Sie in Kapitel 5 des Reise- und Spesenleitfadens. Alle Spesenabrechnungen müssen elektronisch über das Spesenverwaltungssystem der Universität eingereicht werden. Einzelne Beiträge, die für die Mitgliedschaft in Clubs gezahlt werden, die geschäftlichen, privaten, Freizeit- oder anderen Zwecken dienen, sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Wenn eine Ausnahme vom Dekan oder dem Vizepräsidenten der Einheit genehmigt wird, ist die Erstattung nur insoweit vom steuerpflichtigen Einkommen ausschließbar, als die Ausgabe für geschäftliche Zwecke bestimmt ist (wie vom IRS gefordert). Für die Beantragung einer Erstattung ist die Aufteilung des Aufwands zwischen geschäftlicher und privater Nutzung sowie eine Beschreibung des Geschäftszwecks erforderlich.
Reisenden wird der Benzinkauf für Mietwagen mit den entsprechenden Belegen erstattet. Auslagen für GPS-Geräte (Global Positioning Mapping) bei der Anmietung eines Fahrzeugs sind bei geschäftlichem Zweck erstattungsfähig. Carsharing-Unternehmen, also Buchungsplattformen, die die Anmietung bei anderen Autobesitzern ermöglichen, dürfen nicht genutzt werden und über ein Carsharing-Unternehmen gebuchte Anmietungen werden nicht erstattet. Wenn Sie dies nicht tun, gilt der nicht nachgewiesene Betrag als im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans gezahlt (wird später besprochen). This chapter explains where and how to report the expenses discussed in this publication. It discusses reimbursements and how to treat them under accountable and nonaccountable plans.
Obwohl wir nicht auf jeden eingegangenen Kommentar einzeln antworten können, freuen wir uns über Ihr Feedback und werden Ihre Kommentare bei der Überarbeitung unserer Steuerformulare, Anweisungen und Veröffentlichungen berücksichtigen. Senden Sie keine Steuerfragen, Steuererklärungen oder Zahlungen an die oben genannte Adresse. Geschäftsreisende und Reisemanager finden hier koordinierende Gruppenreisepläne mehr...
- Führen Sie weiterhin Aufzeichnungen, wie später in Kapitel 5 erläutert.
- Obwohl die Universität von der Umsatzsteuer befreit ist, erhält der Reisende eine Rückerstattung, wenn für einen Notkauf während der Reise Steuern gezahlt werden.
- Allerdings können Sie die Karte nicht weiter verwenden, wenn Ihre Basis in Ihrem Auto aufgrund eines Unfalls angepasst wurde.
- This chapter discusses expenses you can deduct for business transportation when you aren’t traveling away from home, as defined in chapter 1.
- In allen solchen Fällen ist die vorherige schriftliche Genehmigung des Präsidenten oder Provost auf einem Antrag auf Ehegattenreiseformular erforderlich.
Dazu gehören Aufwendungen für Abschreibungen und Betriebskosten wie Miete, Nebenkosten, Wartung und Schutz. Sie können alle Ihre Reisekosten für die An- und Abreise zu Ihrem Geschäftsziel absetzen, wenn Ihre Reise ausschließlich geschäftlicher Natur ist oder ausschließlich geschäftliche Zwecke in Betracht gezogen wird. Zu diesem Zweck umfassen die Vereinigten Staaten die 50 Bundesstaaten und den District of Columbia.
Unter bestimmten Umständen kann eine gesponserte Auszeichnung zusätzlichen Einschränkungen unterliegen, z. Der erforderlichen Genehmigung des Sponsors vor der Reise, der Nutzung von US-amerikanischen Fluggesellschaften für Flugreisen und strengen Budgetgrenzen. Alle Reisenden, die Sponsormittel in Anspruch nehmen, sollten die spezifischen Anforderungen ihres Zuschusses oder Vertrags kennen und diese einhalten. Als Teil der Kostenerstattungsdokumentation des Reisenden ist für jede Reise, die im Rahmen eines Bundeszuschusses oder -vertrags abgerechnet wird, eine schriftliche Genehmigung der Spesenabrechnung durch den Principal Investigator (PI) erforderlich. Eingereichte Spesenabrechnungen mit Gebühren für einen Bundeszuschuss werden vierteljährlich von Post-Award Financial Operations (PAFO) überprüft. Es gibt eine Reihe von Ausgaben, die möglicherweise von der Universität erstattet werden, aber nicht im Rahmen eines Bundeszuschusses oder -vertrags angerechnet werden können.
Die Kosten umfassen Umsatzsteuern (siehe oben Umsatzsteuern), Bestimmungsortgebühren und Händlervorbereitung. Erweitern Sie Ihre Basis durch alle wesentlichen Verbesserungen, die Sie an Ihrem Auto vornehmen, wie zum Beispiel den Einbau einer Klimaanlage oder eines neuen Motors. Verringern Sie Ihre Basis um etwaige Abzüge gemäß Abschnitt 179, Sonderabschreibungen, Spritfressersteuern und alternative Kfz-Gutschriften. Ihr kombinierter Abschreibungsbetrag gemäß Abschnitt 179, Sonderabschreibungsfreibetrag und regulärer MACRS-Abschreibungsabzug ist auf den maximal zulässigen Abschreibungsabzug für Fahrzeuge beschränkt, die nach dem 27. September 2017 erworben und im Jahr 2022 in Betrieb genommen wurden, und beträgt 19.200 USD. https://erleuchtendemotorgeraete.jigsy.com/entries/general/machen-sie-reisekosten-in-ihrer-steuererkl%C3%A4rung-geltend Wenn Sie sich dafür entscheiden, für ein im Jahr 2022 in Betrieb genommenes Fahrzeug keinen Sonderabschreibungszuschuss zu beantragen, beträgt der Betrag 11.200 US-Dollar.
Wenn Sie einem Kunden jedoch verpackte Lebensmittel oder Getränke schenken, die er zu einem späteren Zeitpunkt verwenden soll, behandeln Sie dies als Geschenk. Ob eine bestimmte Aktivität als Unterhaltung gilt, kann von der Art Ihres Unternehmens abhängen. Wenn Sie beispielsweise ein Modedesigner sind und eine Modenschau veranstalten, um den Ladenkäufern Ihre neuen Designs vorzustellen, gilt die Show im Allgemeinen nicht als Unterhaltung. Wenn Sie jedoch ein Haushaltsgerätehändler sind und eine Modenschau für die Ehepartner Ihrer Einzelhändler veranstalten, gilt die Show im Allgemeinen als Unterhaltung. Sie können diese Ausgaben nur dann abziehen, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Außer unter bestimmten Umständen (siehe Abschnitt „Tagesgeld“) oder wenn dies bei einer gesponserten Auszeichnung zulässig ist, rät die Universität von der Verwendung von „Tagesgeldern“ (d. h. einer täglichen Pauschale zur Deckung von Ausgaben) ab. Alle Ausgaben im Zusammenhang mit Mahlzeiten, einschließlich derjenigen für Geschäfts-/Unterhaltungszwecke, sollten auf den tatsächlichen Kosten basieren und durch eine detaillierte Quittung belegt werden. Reisender (oder Einzelperson, der eine erstattungsfähige Geschäftsausgabe entsteht) Dazu gehört das Einholen der entsprechenden Genehmigungen, das Ausfüllen der erforderlichen Formulare sowie das Aufbewahren und Einreichen ausreichender Belegdokumente zur Prüfung (z. B. Einzelbelege im Original). Der Reisende sollte die Rückerstattung innerhalb von 10 Werktagen nach Reiseende beantragen und muss die Rückerstattung spätestens 120 Tage nach dem Datum der Ausgaben beantragen. Eine Rückerstattung verspäteter Abgaben ist nur mit Zustimmung des Fachbereichs möglich.
Für Wen Gilt Diese Richtlinie?
Sie können im Allgemeinen den Standard-Kilometertarif nutzen, unabhängig davon, ob Sie eine Rückerstattung erhalten oder nicht und ob die Erstattung höher oder niedriger ist als der anhand des Standard-Kilometertarifs ermittelte Betrag. Wenn Sie an einem Tag an zwei Orten arbeiten, unabhängig davon, ob Sie für denselben Arbeitgeber arbeiten oder nicht, können Sie die Kosten für den Weg von einem Arbeitsplatz zum anderen abziehen. Wenn Sie jedoch aus persönlichen Gründen nicht direkt von einem Ort zum anderen fahren, können Sie nicht mehr als den Betrag abziehen, den Sie für die direkte Fahrt vom ersten Ort zum zweiten gekostet hätten. Liegt der vorübergehende Arbeitsort außerhalb des Bereichs Ihres regulären Arbeitsortes und Sie übernachten dort, handelt es sich um eine Reise außer Haus. Möglicherweise haben Sie abzugsfähige Reisekosten, wie in Kapitel 1 erläutert. Wenn Sie außerhalb der Vereinigten Staaten hauptsächlich zu Urlaubs- oder Investitionszwecken reisen, sind die gesamten Reisekosten eine nicht abzugsfähige persönliche Ausgabe.
Langzeitreisen – Über 30 Tage
Reisekosten, die im Zusammenhang mit einem vorübergehenden Arbeitseinsatz außer Haus gezahlt werden oder anfallen, können Sie absetzen. Allerdings können Sie Reisekosten, die im Zusammenhang mit einem unbefristeten Arbeitsauftrag gezahlt werden, nicht abziehen. Jeder Arbeitsauftrag, der länger als ein Jahr dauert, gilt als unbefristet. Außerdem dürfen Sie Reisekosten an einem Arbeitsort nicht abziehen, wenn Sie realistischerweise davon ausgehen, dass Sie dort länger als ein Jahr arbeiten werden, unabhängig davon, ob Sie tatsächlich so lange dort arbeiten oder nicht. Als All-in-One-Software zur Spesenverwaltung können Sie mit Volopay alle Geschäftsausgaben verwalten, einschließlich der Erstattungen Ihrer Mitarbeiter.
Die Tagesordnung muss sich nicht speziell auf Ihre offiziellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten beziehen; Es reicht aus, wenn die Tagesordnung so mit Ihrer Position in Zusammenhang steht, dass deutlich wird, dass Ihre Teilnahme geschäftlichen Zwecken diente. Wenn Ihre Essens- oder Bewirtungsgebühren nicht gesondert ausgewiesen oder nicht eindeutig identifizierbar sind, müssen Sie keinen Teil der Gesamtkosten für Mahlzeiten oder Bewirtungsleistungen aufwenden. Der höchste zulässige Bundestagessatz und das Tageslimit für Luxusreisen auf dem Wasser im Jahr 2022 sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Wenn Sie nicht in Dublin angehalten hätten, wären Sie am Abend des 14. Sie erfüllen keine der Ausnahmen, die es Ihnen ermöglichen würden, Ihre Reise ausschließlich als Geschäftsreise zu betrachten. Zählen Sie Wochenenden, Feiertage und andere notwendige Bereitschaftstage als Werktage, wenn sie zwischen Werktagen liegen.
Zulässige Kilometersätze
Diese Ausgaben müssen durch Dokumentation belegt werden, da sie der 1099-Meldepflicht unterliegen, wenn sie nicht belegt werden. Die Universität verlangt, dass Reisende zum Kauf von Vorräten und Ausrüstung den ordnungsgemäß ausgewiesenen Einkaufsweg nutzen. Gelegentlich müssen einem Reisenden Kosten für den Notfallkauf von Vorräten oder Ausrüstung entstehen.
Um den abzugsfähigen Betrag Ihrer Hin- und Rückreisekosten zu ermitteln, verwenden Sie den folgenden Bruch. Der Zähler (oberste Zahl) ist die Gesamtzahl der Werktage außerhalb der Vereinigten Staaten. Der Nenner (untere Zahl) ist die Gesamtzahl der dienstlichen und dienstlichen Reisetage. Sie sind bei einem Speditionsunternehmen angestellt, das seinen Terminal in Phoenix hat.
Ein Tagessatz macht die Ausgabengrenzen für den Mitarbeiter realistischer, da er nicht erwartet, dass etwaige Fehltritte durch eine magische Geldspritze in der Zukunft behoben werden. Viele Unternehmen auf Unternehmensebene kontrollieren die Flugreisekosten durch Partnerschaften mit ihren bevorzugten Fluggesellschaften. Wenn Sie mit einer Fluggesellschaft zusammenarbeiten, erhalten Ihre Mitarbeiter Firmenrabatte und fliegen zu einem ausgehandelten Tarif.